Como melhorar a produtividade planejando o seu dia

Estruturar a rotina de forma que favoreça a sua produtividade é o segredo para aproveitar melhor o tempo e dar conta das tarefas. Mesmo que você já se planeje, estes 5 ajustes podem maximizar sua capacidade de trabalho.

No começo do dia de trabalho, a intenção é sempre boa: você o começa energizado, decidido a ser mais eficiente, organizado e dar conta de tudo que precisa fazer. Porém, ao longo dele, por mais que seu plano fosse, aparentemente, infalível, as coisas não acontecem como previsto e a sua produtividade vai por água abaixo.

Então, como melhorar minha produtividade? Como não procrastinar? Veja abaixo 5 dicas de planejamento para render mais!

1. Escolha as tarefas certas para trabalhar

O ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, notoriamente disse “O urgente não é importante e o importante nunca é urgente” – entender isso ajuda a priorizar. Sim, são coisas diferentes.

Tarefas urgentes, mas não importantes, tendem a produzir muita ansiedade. E isso é o que nos distrai das tarefas mais importantes (mas que não são urgentes). Essas tarefas geralmente não têm prazos, o que torna tentador simplesmente adiá-las.

2. Bloqueie pedaços de tempo para o “trabalho intenso”

venture capitalist Sam Altman chamou a Distração Digital de “uma das grandes crises de saúde mental do nosso tempo”. Nós olhamos nossos smartphones 150 vezes por dia (em média) e de acordo com o professor de ciência da computação Cal Newport, isso prejudica muito a capacidade de pensar com clareza e criativamente.

De acordo com o professor, o remédio é o “trabalho intenso” (deep work): maximizar a intensidade do trabalho por unidade de tempo. Ele menciona a tática de agrupar o trabalho intelectual importante, mas difícil, em longos trechos ininterruptos de atividade.

Um modelo simples de seguir se chama Pomodoro, que estipula ciclos de 25 minutos de trabalho seguidos de pausas rápidas.

Mão com caneta escrevendo itens num papel planejando o dia para maior produtividade.

3. Esteja atento ao “custo” das reuniões

Paul Graham, co-fundador da startup incubadora Y Combinator, considera que existam dois tipos de cronogramas: o “cronograma do criador” e o “cronograma do gerente”. Se você alterna entre reuniões, teleconferências e e-mail, provavelmente tem uma agenda de gerentes. Os gerentes tendem a organizar seus dias em blocos de uma hora, mais ou menos. Já os criadores, como escritores, programadores e artistas, têm trabalho que requer longos períodos de concentração ininterrupta.

4. Lembre-se do seu recurso secreto: energia

Ao contrário do tempo, que é finito, a energia pode ser “reabastecida”. No entanto, a maioria dos conselhos de produtividade concentra-se em extrair eficiência em vez de gerenciar esse recurso.

Uma abordagem pensada por Tony Schwartz e Jim Loehr (descrita no livro “The Power of Full Engagement”), dá conta de que para tirar o máximo de um profissional, é preciso fortalecer e abastecer sua energia física, mental, emocional e espiritual. Cada uma dessas categorias merece sua própria seção, mas fundamentalmente, para as companhias, trata-se de reconhecer que os funcionários não são um tipo de pessoa, são pessoas.

Ou seja, busque meios de dar atenção a todos os seus tipos de energia no trabalho: física, mental, emocional e espiritual. Todas são essenciais para manter um bom nível de produtividade.

5. Engula o sapo!

Sabe aquela tarefa temida que parece tomar conta da sua lista de tarefas, atrapalhando sua produtividade e pairando como uma nuvem o dia todo? Essa tarefa é o “sapo” e o ideal é tentar “engoli-lo” o quanto antes.

O hábito de enfrentar imediatamente esse trabalho mais importante fará com que você tenha o sentimento de vitória logo no início do dia. Para a maior parte das pessoas, isso significa um aumento na energia produtiva. Ao mesmo tempo em que completar a tarefa tirará um peso da sua agenda e também lhe dará força para o resto do dia.

Depois de engolir o sapo, é hora de diminuir o resto da sua lista de tarefas. Comece perguntando a si mesmo: “Qual é o uso mais valioso do meu tempo agora?”

Artigo retirado do site Na Prática. Leia na íntegra em:
https://www.napratica.org.br/como-melhorar-minha-produtividade/

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